Å avtale et møte burde være enkelt, men i praksis blir det ofte en tråd på sju e-poster der ingen helt vet om noe er bestemt. «Når passer det for deg?» «Egentlig hele uka, men ikke onsdag.» «Hva med torsdag?» «Torsdag er travelt …» Her er en framgangsmåte som kutter pingpongen og lander et tidspunkt på første eller andre e-post – med en tone som passer den du skriver til.
Derfor sklir møteavtaler ut
Den vanligste tabben er å spørre åpent: «Når passer det?» Det legger hele jobben over på mottakeren, som må sjekke kalenderen, gjette hva som passer deg, og foreslå noe. Det blir en runde fram og tilbake for hvert eneste uklare punkt.
Den andre fellen er tonen. Et møteforslag til en viktig kunde skal låte annerledes enn en rask melding til en kollega. Bommer du på tonen, virker du enten for masete eller for likegyldig. Begge deler kan koste deg møtet – eller i hvert fall et godt førsteinntrykk.
Foreslå konkrete tidspunkter med en gang
Trikset er å gjøre svaret enkelt for mottakeren. I stedet for å spørre åpent, foreslår du to-tre konkrete alternativer. Med e-postsvar limer du inn forespørselen eller skriver stikkord om hva møtet gjelder, og ber om et forslag med faste tidspunkter:
- «Foreslå tirsdag kl. 10 eller torsdag kl. 14 for et halvtimes statusmøte.»
- «Bekreft møtet fredag, og spør om de vil ha det fysisk eller på video.»
Du får et utkast som presenterer alternativene tydelig, slik at mottakeren kan svare med ett ord. Det er forskjellen på en tråd som lukkes på to e-poster og en som drar ut over flere dager.
Tilpass tonen til mottakeren
Det samme møteforslaget kan formuleres mykt eller bestemt. Skal du møte en potensiell kunde, vil du være imøtekommende og fleksibel. Skal du innkalle teamet ditt, kan du være kortere og mer rett på sak.
Du kan be om tonen allerede når du skriver forslaget. Ble utkastet litt feil, kjører du det gjennom tone-endreren:
- Til en kunde – varm og fleksibel, gjerne med en åpning om at du gleder deg.
- Til en kollega – kort og effektiv, uten for mye høflighetsfraser.
- Til noen du må avlyse på – beklagende og løsningsorientert, med et nytt forslag.
Det tar sekunder og sikrer at møteforslaget treffer riktig hos akkurat den personen.
Tre situasjoner du møter hele tiden
Foreslå et nytt møte. Du tar initiativet, så legg inn agenda i én setning og to konkrete tidspunkter. Da vet mottakeren både hva og når, og kan svare ja eller velge alternativ.
Bekrefte et møte noen andre foreslo. Her holder det med et kort, vennlig svar som bekrefter tid og sted, og gjerne et spørsmål om format (fysisk eller video). Det viser at du er på, uten å gjøre det tungt.
Flytte et møte i siste liten. Dette er det som lettest blir rotete. Lim inn den opprinnelige avtalen, skriv at du må flytte, og foreslå ny tid. Du får et utkast som beklager kort uten å overdrive, og som lander et nytt forslag i samme e-post – så du slipper en ny runde med pingpong.
Les gjennom før du sender
Et møteforslag står og faller på at detaljene stemmer. Bruk ti sekunder før du sender på å sjekke:
- At dato, klokkeslett og tidssone er riktige.
- At du har sagt om møtet er fysisk eller på video, og hvor.
- At tonen kjennes som deg, ikke som en mal.
En e-post som foreslår «torsdag» uten dato, eller glemmer å si om det er video, utløser nettopp den oppfølgingsrunden du prøvde å unngå.
Trygt for jobbkorrespondanse
Møteforespørsler nevner ofte kundenavn, prosjekter og interne detaljer. Derfor behandles alt du limer inn i minnet og slettes straks. Ingenting lagres på disk, og all behandling skjer i EU. Du kan altså bruke verktøyet på vanlig jobbkorrespondanse uten å lure på hvor e-posten havner.
Kort oppsummert
- Foreslå to-tre konkrete tidspunkter i e-postsvar i stedet for å spørre åpent.
- Be om tonen som passer mottakeren.
- Juster utkastet med tone-endreren hvis det ble for stivt eller for løst.
- Sjekk dato, klokkeslett og format før du sender.
Resultatet er møteavtaler som lander på første eller andre e-post i stedet for å bli en tråd ingen orker å lese. Du sparer både din egen og mottakerens tid – og fremstår som en som har orden på timeplanen, selv på en hektisk dag.